Transicion de sistemas manuales a informaticos

TRANSICION DE SISTEMAS MANUALES A INFORMATICOS

En el pasado los procesos se efectuaban de forma manual, debido al alto costo de la tecnología, pero esto ha evolucionado y en la actualidad esta transición no requiere más que determinar:

 

a)      Iniciación del proyecto

b)      Determinación de la factibilidad del proyecto

c)      Calendarización del proyecto

d)     Administración de las actividades y los miembros del equipo para logra productividad.

 

 

OPORTUNIDAD DE MEJORAS

 

1. Aceleración de un proceso
2. Analización de un proceso mediante la eliminación de pasos innecesarios

 

 

SELECCIÓN DEL PROYECTO

 

v  Respaldo de la administración

v  Temporización

v  Posibilidad de mejoras en los objetivos

v  Practico

v  Valioso en la inversión

 

Un proyecto de sistema comienza con problemas y oportunidades de mejora dentro de un negocio. Una vez que es sugerido un proyecto, el analista trabajara rápidamente con los tomadores de decisiones, para determinar si es factible, si es aprobado se hará un estudio de sistemas completo. Las actividades son calenda rizadas mediante el uso de herramientas como gráficas de Gantt y PERT para que el proyecto se realizar a tiempo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INICIO DEL PROYECTO

 

Los sistemas se inician por muchas causas y razones diferentes. Algunos proyectos sobrevivirán, otros no sobrevivirán a las diversas etapas de evaluación.

Los proyectos son sugeridos por dos razones.

1. Para experimentar en problemas que les lleven por si mismo a soluciones de sistemas.
2. Para reconocer oportunidades y hacer mejoras mediante la actualización, alteración o instalación de nuevos sistemas.

 

 

                                                           Problemas d la organización

                        Razones para

Inicio del        sugerir el                                                                       Selección del proyecto

proyecto          proyecto                    

                                                           Oportunidades de mejoras

 

 

PROBLEMAS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

 

Los problemas con proceso que son visibles en la salida que pueden requerir la ayuda de un analista, incluyen errores excesivos y trabajado desarrollado demasiado lento, incompleto, en forma incorrecta o incluso que no se realiza.

Otros síntomas de problemas se hacen evidentes cuando las personas no logran los objetivos.

 

 

                                                                                                          Errores

                                                           Revisar salida contra              Trabajo lento

                                                                                                          Trabajo incorrecto

                                                           Criterios de desempeño         Trabajo incompleto

                                                                                                          Trabajo no terminado

 

 

            Para identificar                                                                      Ausentismo

                                                           Ob. del comportamiento        Insatisfacción

            problemas                                                                              Rotación del puesto

 

 

                                                                                                          Quejas

                                                                                                          Sugerencias de mejoras

                                                           Retroalimentación                  Perdida de ventas

                                                                                                          Menores ventas

 

 

 

 

 

 

DETERMINACION DE LA FACTIBILIDAD

 

                                                               Deben ser calificados                                                       

                               Definir objetos     con entrevistas                                                                  

                                                                                                                                                             Cifrado de proyectos

                                                                                                              Evaluación                          inconsistentes

Determinación                                                                                   Valoración de la                 Técnicamente

de factibilidad                                                                                    factibilidad                          imposibles

                                                                                                                                                            Económicamente no

                                                                                                                                                             rentables

                               Determinar razones:

                               Factibilidad Técnica

                               Factibilidad Económica

                               Factibilidad Operacional

 

                                                                                                             La realizan:

                                                                                                             Administradores

                                                                                                             Encargados (usuarios)

                                                                                                             Analistas

 

 

Nota. El estudio de factibilidad debe estar altamente comprendido en tiempo, comprendiendo varias actividades en un pequeño lapso.

 

 

PLANEACION Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES

 

Plantación:

 

v  Seleccionar un equipo para el análisis del sistema

v  Asignar a los miembros en proyectos adecuados

v  Estimación de tiempo requerido para cada tarea

v  Calendarización del proyecto para determinar las tareas y ordenamiento

Estimación del tiempo requerido

Uso de gráficas de Gantt, Pert

Planeación y control de las actividades

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Planeación                           Control                  Usar la retroalimentación                 Compara el plan con su

                                                                              para monitorear el proyecto            evolución actual

 

Tomar acciones adecuadas para agilizar o recalendarizar las actividades para terminar a tiempo y motivas a los analistas

 

 

 

 

 

ESTIMACION DE TIEMPO REQUERIDO

 

1ra. decisión

Determinar cantidad de detalles que se necesitan para la definición de actividades

Ciclo menor – ciclo de vida de un                                sistema

Ciclo alto – Cada paso detallado

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

GRAFICA DE GANTT

 

Una grafica de Gantt es una forma fácil para calendarizar tareas. Es esencialmente una gráfica en donde las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea.

 

 

                                   Simplicidad

            Ventajas

                                               Las barras que representan actividades o tareas son trazadas a escala

 

Ejemplo:

 

Realización de entrevistas																		Actividad incompleta
Administración de cuestionarios																		Actividad determinada
Lectura de reportes de la compañía																		Actividad parcialmente terminada
Análisis de flujo de datos
Presentación del prototipo
Observación de las reacciones
Realización de beneficio/costo
Preparación de la propuesta
Presentación de la propuesta
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22

DIAGRAMA DE PERT

 

Significa. Evaluación de Programa y Técnica de Revisión.

Características. Cuando las actividades son realizadas en paralelo y no en secuencia.

Es representado por una red de nodos y flechas.

 

Ejemplo:

20

 

 

 

                       A, 4                                        C, 5

50

40

10

                                                                                                          E, 6

 

 

 

30

                       B, 2                                        D, 3

 

 

 

 

DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

 

Determinación de requerimientos. Estudio de un sistema para conocer como trabaja y donde es necesario efectuar mejoras.

 

Requerimientos. Es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema.

 

 

 

                                                                       Prever características del sistema

                                   Anticipación

                                                                       en base a experiencias.

 

 

                                                                       Estudio y documentación del

                                                                       sistema actualizando:

Actividades en           Investigación              Técnicas de recolección

la determinación                                            Análisis de flujo de datos

de requerimientos                                          Análisis de decisión

 

 

                                                                       Análisis de los datos que

                                                                       describen el sistema:

                                   Especificación                        Desempeño

                                                                       Requerimientos

                                                                       Estrategias

 

 

 

 

 

 

REQUERIMIENTOS BASICOS

 

Los analistas estructuran sus investigaciones al buscar respuestas a las siguientes cuatro importantes preguntas:

 

¿Cuál es el proceso básico de la empresa?

¿Qué datos utiliza y produce este proceso?

¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?

¿Qué controles de desempeño utiliza?

 

Comprensión del proceso

 

Los analistas hacen preguntas que, cuando reciben respuestas, proporcionan antecedentes sobre detalles fundamentales relacionados con el sistema y que sirve para describirlo. Las siguientes preguntas son de utilidad para adquirir la comprensión necesaria:

 

¿Cuál es la finalidad d esta actividad dentro de la empresa?

¿Qué paso se siguen para llevarla a cabo?

¿Dónde se realizan estos pasos?

¿Quiénes lo realizan?

¿Cuánto tiempo tardan en efectuarlo?

¿Con cuanta frecuencia lo hacen?

¿Quiénes emplean la información resultante?

 

Frecuencia y volumen del proceso

 

La frecuencia con la que se presentan las actividades en una empresa cambia mucho.

El volumen de artículos manejados, puede aumentar el tiempo necesario para completar la actividad.

Aun que la frecuencia de esta actividad es muy baja cuando el calendario inicia la actividad al finalizar cada trimestre, el volumen de trabajo es muy grande ya que, en ocasiones, se necesitan prepara decenas de miles de estados de cuenta. La cantidad total de pasos de que consta una actividad, puede generar problemas especiales para el estudio que efectúa el analista, aun cuando la actividad ocurra con poca frecuencia.

 

Identificación de controles

 

La falta o debilidad de los controles es un descubrimiento importante en cualquier investigación de sistemas.

Las dos secciones siguientes muestran como utilizar las preguntas básicas para comprender sistemas hacia transacciones y hacia decisiones.

 

 

 

 

 

 

REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSACCIONES DE LOS USUARIOS

 

Los sistemas a nivel de transacciones, capturan, procesan y almacenan datos por alguna razón.

Los analistas seleccionados para trabajar en un sistema de procesamiento de pedidos, deben conocer todo lo relacionado con la forma en que se procesan estas transacciones. Para entender los requerimientos de transacciones, los analistas sin lugar a dudas formularan preguntas como las siguientes:

 

¿Qué es lo que forma parte de la transacción que esta siendo procesada?

¿Qué es lo que inicia la transacción?

¿Quién inicia los pedidos? ¿Con que propósito?

¿Con que frecuencia ocurren los pedidos?

¿Qué volumen esta asociado con cada pedido?

¿Existen diferentes condiciones que pueden afectar la forma en que se procesan los pedidos?

¿Qué detalles son necesarios para procesar las transacciones?

¿Qué información se genera? ¿Qué datos se guardan?

 

 

REQUERIMIENTOS DE DECISON DE USUARIOS

 

A diferencia de las actividades de transacción, las relacionadas con decisiones no siguen un procedimiento específico. Las rutinas no son muy claras y es posible que los controladores sean vagos. Las decisiones se toman al integrar la información en forma tal que los gerentes puedan saber que acciones emprender.

 

Los analistas que investigan sistemas para el soporte de decisiones deben formularse las mismas preguntas sobre frecuencia y volumen, mencionadas anteriormente, pero también hacerse otras para determinar los requerimientos de las decisiones:

 

 

¿Qué información se utiliza para la toma de decisiones?

¿Cuál es la fuente de información?

¿Qué sistemas de transacciones producen los datos utilizados en el proceso de decisión?

¿Qué otros datos son necesarios y no es posible obtener del procesamiento de transacciones?

¿Qué datos se originan en fuentes externas de la organización?

¿Cómo se deben procesar los datos para producir la información necesaria?

¿Cómo debe presentarse la información?

 

 

 

 

 

 

REQUERIMIENTOS DE TODA LA ORGANIZACION

 

En las empresas, los departamentos dependen unos de otros para brindar servicios, fabricar productos y satisfacer a los clientes. Por consiguiente, el trabajo hecho en un departamento afecta al de los otros. Cuando los analistas estudian sistemas para un departamento también deben evaluar las implicaciones para los demás departamentos con los que interactúa el sistema bajo investigación. Algunas veces los sistemas fabrican el trabajo de varios departamentos. Es responsabilidad del analista identificar las dependencias entre departamentos y determinar como les afecta un proyecto de un sistema.